Invitation Letter bisa dikatakan sebagai undangan bahasa Inggris. Ada banyak macamnya, mulai dari undangan semi formal misalnya undangan makan siang atau juga undangan formal seperti pernikahan.
Apa sih invitation letter itu? dan bagaimana sih general strukturnya? yuk kita pelajari disini!
Apa itu Invitation Letter?
Menurut Oxford English Dictionary, invitation letter diartikan sebagai:
“A written or printed request inviting someone to go somewhere or to do something.”
Artinya, invitation letter adalah permintaan tertulis atau tercetak yang mengundang seseorang untuk pergi ke suatu tempat atau melakukan sesuatu.
Definisi ini menegaskan bahwa invitation letter berfungsi sebagai sarana resmi maupun pribadi untuk mengajak penerima hadir dalam sebuah acara atau kegiatan.
Jadi Invitation letter adalah teks yang berisi undangan agar seseorang menghadiri sebuah acara. Tujuan dari penulisan invitation letter adalah memberikan informasi lebih mendalam daripada kartu undangan biasa.
Invitation letter juga bersifat lebih personal daripada kartu undangan, sehingga seseorang merasa tersentuh untuk menghadiri acara tersebut.
Invitation letter bisa berbentuk formal (digunakan dalam acara resmi seperti rapat, seminar, konferensi, atau pernikahan) maupun informal (digunakan untuk acara pribadi seperti ulang tahun, makan malam, atau pesta bersama teman).
Dengan adanya invitation letter, penerima bisa memahami detail acara dan mempersiapkan diri sebelum hadir.
General Structure of Invitation Letter
Sebelum membuat surat undangan bahasa Inggris, kamu perlu memahami letter of invitation format. Secara umum, struktur teks undangan adalah sebagai berikut.
| Structure | Keterangan |
| Invitee/Receiver | Penerima undangan |
| Opening | Pembuka sebelum isi surat |
| Body of Letter | Isi undangan yang menjelaskan tentang acara yang diselenggarakan |
| Subject | Nama acara |
| Day/Date | Hari dan tanggal acara |
| Time | Waktu acara |
| Place | Lokasi di mana acara diselenggarakan |
| Closing | Penutup surat |
| Sender | Pengirim atau orang yang mengundang |
| Signature | Tanda tangan pengirim |
Stuktur letter of invitation
1. Invitee/Receiver (Penerima Undangan)
Bagian ini menyebutkan siapa yang menjadi sasaran undangan. Penerima bisa berupa individu, kelompok, komunitas, atau organisasi.
Penulisan nama penerima harus jelas dan spesifik, misalnya mencantumkan gelar, jabatan, atau status dalam organisasi, agar tidak menimbulkan kebingungan atau salah alamat.
Dengan menuliskan penerima secara tepat, pengirim menunjukkan perhatian dan kesopanan, serta memastikan pesan sampai kepada orang yang tepat.
2. Opening (Pembuka Surat)
Pembuka surat berfungsi sebagai salam pembuka yang ramah dan sopan. Biasanya mencakup salam umum (misalnya “Dear Mr. Smith, Dear Dr. Johnson, Dear Ms. Williams, atau It is with great pleasure that we extend this invitation to you…) dan pengantar singkat yang menyatakan maksud menulis surat, seperti ucapan harapan agar penerima dalam keadaan baik.
Pembuka yang baik memberikan kesan hangat dan menghormati penerima sebelum masuk ke isi utama surat.
3. Body of Letter (Isi Surat)
Isi surat adalah bagian terpenting, karena memuat informasi detail tentang undangan. Di sini dijelaskan tujuan acara, agenda, kegiatan yang akan dilaksanakan, dan alasan penerima diundang.
Isi harus jelas, ringkas, dan informatif agar penerima memahami konteks undangan dan bisa mempersiapkan diri dengan baik.
Dalam surat formal, bagian ini biasanya menggunakan bahasa baku dan profesional, sedangkan surat informal bisa lebih santai.
4. Subject (Nama Acara)
Subject atau judul acara adalah penjelasan singkat tentang jenis acara yang akan diadakan. Tujuannya agar penerima langsung mengetahui fokus undangan tanpa perlu membaca seluruh surat terlebih dahulu.
Contohnya bisa berupa “Annual General Meeting”, Corporate Seminar on Marketing Strategies atau “Charity Gala Night”.
Penulisan subject yang jelas meningkatkan perhatian penerima dan membantu mereka menilai relevansi acara dengan cepat.
5. Day/Date (Hari dan Tanggal Acara)
Bagian ini mencantumkan kapan acara akan berlangsung, termasuk hari dan tanggal secara lengkap. Informasi ini penting agar penerima dapat menyesuaikan jadwal, mengatur waktu, dan memastikan kehadirannya.
Penulisan hari dan tanggal yang jelas juga mengurangi risiko miskomunikasi atau ketidakhadiran karena kesalahan penanggalan.
6. Time (Waktu Acara)
Waktu acara menunjukkan jam mulai dan selesai kegiatan. Dengan menyertakan waktu, penerima bisa datang tepat waktu dan menyesuaikan agenda pribadi.
Jika acara memiliki beberapa sesi, jam untuk masing-masing sesi juga bisa dicantumkan agar penerima memiliki panduan lengkap.
7. Place (Lokasi Acara)
Lokasi acara harus dicantumkan dengan detail, termasuk nama gedung, alamat lengkap, lantai atau ruangan, dan informasi tambahan seperti landmark atau petunjuk arah.
Tujuannya agar penerima tidak kebingungan saat mencari lokasi dan bisa hadir tepat waktu. Untuk acara virtual, biasanya dicantumkan link atau platform yang digunakan.
8. Closing (Penutup Surat)
Bagian penutup berisi kalimat yang menyatakan harapan agar penerima hadir, ucapan terima kasih, atau salam penutup.
Closing berfungsi untuk memberikan kesan akhir yang sopan dan profesional, serta menunjukkan penghargaan terhadap waktu dan perhatian penerima. Penutup yang baik juga memperkuat kesan positif dan memperlancar komunikasi.
9. Sender (Pengirim)
Pengirim surat adalah orang, lembaga, atau organisasi yang mengundang penerima. Penulisan pengirim yang jelas penting agar penerima tahu siapa yang bisa dihubungi untuk konfirmasi atau pertanyaan lebih lanjut.
Dalam surat resmi, biasanya dicantumkan nama organisasi, jabatan, dan kontak pengirim.
10. Signature (Tanda Tangan Pengirim)
Tanda tangan menambahkan unsur personal dan resmi pada surat. Ini membuktikan bahwa surat dibuat dan disetujui oleh pihak pengirim. Biasanya tanda tangan disertai nama lengkap, jabatan, dan stempel (jika resmi).
Bagian ini meningkatkan kredibilitas undangan dan mempermudah penerima mengenali pihak yang mengundang.
Jenis-Jenis Invitation Letter
Pada dasarnya ada dua jenis invitation letter, yakni formal dan informal.
1. Formal Invitation (formal invitation letter)
Undangan formal atau undangan resmi bahasa inggris adalah undangan yang dibuat dengan bahasa resmi dan sopan, biasanya untuk acara resmi, profesional, atau penting. Formatnya terstruktur, mencantumkan informasi detail seperti nama acara, waktu, tempat, dan kontak pengirim.
Ciri-ciri Formal Invitation:
- Menggunakan bahasa baku dan sopan.
- Ditujukan untuk individu, organisasi, atau tamu resmi.
- Format tertulis jelas, kadang disertai kop surat atau logo organisasi.
- Memuat informasi lengkap: nama penerima, tanggal, waktu, tempat, dress code (jika ada).
Contoh Formal Invitation:
- Undangan pernikahan resmi.
- Undangan konferensi atau seminar profesional.
- Undangan rapat perusahaan atau acara resmi pemerintah.
Contoh kalimat:
- We are pleased to invite you to the Annual Company Meeting on March 10, 2026, at 09:00 AM in the Grand Hall, City Hotel.
2. Informal Invitation
Undangan informal adalah undangan yang dibuat dengan bahasa santai, ramah, dan akrab. Biasanya untuk acara pribadi, sosial, atau kegiatan santai. Formatnya lebih fleksibel dan tidak terlalu kaku.
Ciri-ciri Informal Invitation:
- Menggunakan bahasa santai, ramah, atau personal.
- Ditujukan untuk teman, keluarga, atau kelompok kecil.
- Format bebas, bisa melalui kartu, pesan teks, email, atau media sosial.
- Bisa hanya menyertakan informasi dasar: siapa, kapan, di mana, dan acara apa.
Contoh Informal Invitation:
- Undangan ulang tahun teman.
- Pesta kumpul keluarga atau arisan.
- Piknik atau nongkrong santai bersama teman.
Contoh kalimat:
Hey Sarah! I’m having a birthday party this Saturday at 5 PM at my house. Hope you can join!
Contoh Invitation Letter
Berikut ini contoh invitation letter yang bisa menambah referensi dalam mempelajari invitation letter, cek selengkapnya:
| December 13th, 2021 Mary McKay 4996 Jadewood New Brunswick, NJ 08901 Dear Mary, It is with great pleasure that we will be hosting a dinner party. The party will be held on December 24th at 8 pm. We would like to invite you. We will be hosting a formal dinner party at the All Seasons Hotel due to a big announcement. We would like to make it in front of all of our dear ones. It has come to our attention that we all have not spent quality time with each other. Because of our busy schedule, we cannot give time to each other. Due to this, we are taking this opportunity to host you a special dinner. We hope you will be able to attend. As soon as possible, please let us know you will present. We look onward to seeing you soon. With love, Sarah & Tom |
Contoh selanjutnya dari invitation letter adalah
| PJ Party 22 Yew Street, Cambridge, Ontario Tel: 416-223-8900 November 4th 2021 Dear Valued Customer, Our records show that you have been a customer of PJ Party Inc. since our grand opening last year. We would like to thank you by inviting you to our preferred customer Spring Extravaganza next Saturday. Saturday’s sales event is by invitation only. All of our stock, including pajamas and bedding will be marked down from 50-80% off.* Doors open at 9:00 AM sharp. Complimentary coffee and donuts will be served. Public admission will commence at noon. In addition, please accept the enclosed $10 gift certificate to use with your purchase of $75 or more. We look forward to seeing you at PJ’s on Saturday. Please bring this invitation with you and present it at the door. Sincerely, Linda Lane Store Manager |
contoh formal invitation